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2023年你不理材,材不理你——如何用分类思维管好素材?

发布时间:2023-07-22 18:25:02 来源:网友投稿

讲到积累素材,很多人都笃信“手中有粮,心里不慌”这句话,可是,手中“有”素材就万事大吉了吗?我看不尽然。倘若你只懂找材料,不懂管材料,那么,时间一久、材料一多,问题就来了,写时要么忘了曾经“有”过下面是小编为大家整理的2023年你不理材,材不理你——如何用分类思维管好素材?,供大家参考。

2023年你不理材,材不理你——如何用分类思维管好素材?

讲到积累素材,很多人都笃信“手中有粮,心里不慌”这句话,可是,手中“有”素材就万事大吉了吗? 

我看不尽然。 

倘若你只懂找材料,不懂管材料,那么,时间一久、材料一多,问题就来了,写时要么忘了曾经“有”过,要么压根儿不知存到了哪里,叫啥名,只能凭感觉在素材库里“翻箱倒柜”,像在大海里捞针,结果呢?不一定“淘”到,翻个三五遍仍不见踪影,心里的焦虑感便油然而生。 

你说,这能叫“不慌”吗? 

我说:不能。这就像一个人只会挣钱,不会理财一样,辛苦半天,连自己有多少钱、存在哪家银行都搞不清,哪咋行?你不理财,财不理你嘛!写作素材的管理也是这个理儿,麻烦还是其次,关键是“二次查找”也很浪费时间、降低效率,还徒增烦恼。可以说,你找材料所浪费掉的时间,都是存材料时偷的懒;你平时积累所产生的红利,都被后期管理的缺位对冲掉了,没有了管理,积累也失去了应有的意义! 

所以啊,管好素材,很重要! 

问题是,怎样管?如何让你的素材乖乖听话,对想要的材料,信手拈来、调用自如?笔者通过近20年的亲身实践感到,存储时千万不能偷懒,不经加工,不管萝卜、白菜,还是大葱,胡乱地往库里一扔了事,明智的做法是,先分拣,后装框,用分类思维,分门别类地存储。 

下面,笔者提供八种分类维度,供大家参考。这八种方法都是笔者坚持多年屡试不爽的,不妨一试。 

一、从形态维度分类 

这是从素材的外在表现形态考虑,把素材按形态划分为若干类别,建立“类型库”。 

素材的表现形态有三种分法: 

1.按载体分大致有四类。一类是手写资料,是在阅读中亲手记录、摘抄而形成的资料,这类资料最好用专门的记录本,可按内容准备不同的本子。第二类是剪辑资料,是从报刊杂志或其他纸质资料上裁剪下来粘贴汇集而成的资料,为便于管理,最好准备专门的剪辑本,条件允许时,还可以按刊物类型分类。第三类是电子资料,是在电脑中复制而成的资料,这种资料是本文探讨的主要对象。第四类是网络资料,是在手机或电脑里通过“收藏”功能保存下来的资料。 

2.按内容分大致也有四类。即文字、图片、音频和视频。这几种素材,要数文字资料数量最大,可以说是素材中的绝对主角,是文字工作者的主要武器。而图片、音频和视频资料通常只作为痕迹资料保存,通常用来辅助记忆。譬如,在某种场合,由于领导讲话语速快、记录不方便等原因,手写跟不上,难以保证记录的完整性和准确性,这种情况下,就会用设备先录下来,回来慢慢听。这些素材由于格式、大小不一,建议分门别类建立文件夹,分别存储。 

3.按存在形式分有两种。以上几种划分,不管是手写、剪辑、电子、网络,或是文字、图片、音频、视频,归根结底就两种形态。一类是实物形态,如读书笔记、工作笔记、剪贴本、复印件等,以物质的形式存在。另一类是虚拟形态,主要是指电子版本、网络链接等,以虚拟的形式存在。在当今信息技术越来越发达的今天,虚拟形态的资料越来越占主流,值得我们深入研究其管理方法。 

二、从业务维度分类 

这是从机构和职能的角度考虑,把素材归入单位、部门或具体职能之下,建立“业务库”。 

业务划分有三个层次: 

1.单位层次。一个单位的文字工作者要管理好自己单位的资料,首先要站在全单位的高度,以单位名称建立一个根目录,用这个根目录来统领所有部门的资料。如果从外单位收集的资料数量多、规律性强,为防止与本单位资料混淆,不妨给外单位也建立素材库,如“省商务厅文件”“某某市政府文件”等。 

2.部门层次。每个单位都有自己的组织结构体系,分为若干层级和组成部门,如办公室,人事部、财务部、市场部、技术部等,每个部门必然会产生很多资料。若是作为单位的综合文稿起草者,意味着每个单位的资料都不能放过,把它们笼统地堆在一起显然不行,最好还是按部门、层次,为每个部门建立一个资料库,归口管理为宜。 

3.职能层次。但凡一个部门都有具体的职能职责,都要负责一些非常具体的工作任务。每种职能和任务都意味着一系列的材料,要把它们管好,还不能忽略这一茬。比如,办公室有文稿起草、文件收发、档案管理、后勤服务、财务管理等职能,在管理资料时,要细化到职能职责这个层面才行,对其他部门来说,也是一样的道理。 

三、从作者维度分类 

这是从素材的著作权的角度考虑,把素材按权属分别归入作者的名下,建立“作者库”。 

按作者分,通常有三类: 

1.上级领导资料。不管在什么单位工作,也不管是在机关或企业,通常情况下,都会面对多位领导,要为他们起草文稿、处理大量文件、资料,时间一长,管理的难度必然增大,若不分类管理,多个领导的资料混在一起,必然乱套。所以,笔者建议不要怕麻烦,尽量为每一位领导建立一个资料库,直接以他的姓名来命名,每个领导下面,再按其他标准进行必要的分类。 

2.领导上级资料。在机关写材料的人都知道,要想写好自己上级领导的稿子,必然要大量收集研读领导的领导讲过的稿子、发表过的文章或讲过的话。所以,笔者也建议,对于一些重要领导,有必要专门建立素材库,将这些素材集中起来管理。 

3.专家学者资料。有时,写好材料,还会大量学习借鉴行业领域内专家学者的研究成果,而这些成果与领导的文稿有所区别,不适宜归为一类。这种情况下,若某位专家的资料过多,可以为他专门建库;若资料不多,可把所有专家资料集中起来,建立“专家学者资料库”。 

四、从事理维度分类 

这是从事物发展的规律和过程来考虑,把素材按基本流程排列起来,归入到关键环节中,建立“事理库”。 

这种方法分三步骤: 

首先,理清发展脉络。俗话说的好,劈柴不照纹,累死劈材人。要做好任何事情都要遵循事物发展的基本规律,把基本脉络理清楚,明白先干什么、后干什么,然后再按规律来做,才会做的顺畅,管理材料也是这个道理,不能颠倒了次序。 

其次,把握关键节点。如果脉络是线的话,节点则是线上的关键,关键点上的素材最多,也最重要。所以要善于从脉络上把关键点找出来。以项目管理为例,从头到尾,关键点就是方案策划、规划设计、行政审批、工程建设、投产见效、运营发展等,必须做到心中有数。 

最后,建立管理目录。在梳理清楚发展脉络和关键环节后,就可以沿着发展脉络,依次在关键环节上建立素材库了。譬如,笔者近年来收集了大量的写作经验文章,我先梳理了写作的基本流程,最后在调研、构思、提纲、写作、修改、校对等六个关键节点上分别建立了“调研资料库”“构思资料库”“提纲资料库”等六个库,非常清爽。 

五、从时间维度分类 

从时间演变的角度考虑,把工作过程分为若干时间段或时间点,按先后顺序排列起来,就像《资治通鉴》一样,以时间为线索,形成一套“编年体”素材。 

时间的划分有两种: 

1.时间“段”。工作中,每天都会产生大量的材料,时间越长,资料越多,若不把它们按照一定的时间段来管理,在无限的时间里,资料也会无限堆积,没有个止境。所以,最好将工作过程分割为一个个的时间段,如年、季、月等,一个时间段建一个阶段库,管理起来就容易多了。不瞒大家说,笔者就是这样管理素材的,我一般每年元旦后,都会习惯性地在电脑硬盘中建一个新文件夹,比如2017年过后,就建个“2018年资料”2018年过了,就建个“2019年资料”以此类推,每过一年,就按相同结构复制一个,这种方法我坚持了十多年,到现在,什么文件大概存在什么地方,都能记个八九不离十。 

2.时间“点”。现在很多单位都会定期召开一些专题会议,组织开展大型活动,如党委和政府每年开全会、人大政协开“两会”,一些地区定期举办会展、论坛,另外还有一些专题例会。这些都会产生一系列的文件资料,若不把它们集中起来管理,下一次会议或活动时,查阅资料就很不方便,往往会挂一漏万,找不全面。所以,最好以届、次、期等为节点,每进行一次就建立一个库,把资料全收起来,依次排列,如“第九次党代会资料”“第十次党代会资料”,一目了然。 

六、从空间维度分类  

从素材所在空间的纵、横双向考虑,把素材划分为不同的级别、层次、区域,建立“级别库”“区域库”。 

1.纵向分层。在实际工作中,与单位相关的上级和下级都有大量的文件资料,对上级来说,要层层掌握下级工作进展;对下级来说,要层层贯彻上级精神。这就需要对同一件事情从上到下建立不同层级的素材库。若是企业,可以把总公司的文件归为一类,把分公司的文件归为一类,依次排列起来;若是党政机关,则可以把国家级的文件归为一类,省级的文件归为一类,依此类推,一直到市、县、区乃至乡镇(街道)。如此,每个层级都有相应管理目录,从上到下的素材就显得井井有条了。 

2.横向分块。考虑了纵向分级后,还有个横向的关系。比方说,在市级党委办公室工作的人,本级的文件资料里,除了党群口工作外,必然还要收集人大、政协、政府、纪检监察等部门的资料,再细一点,还会涉及直属各部委办局、各县市区,另外,还会借鉴一些先进发达地区兄弟单位的经验材料。这样的情况下,要在横向上进行分块,按单位、部门名称或地名来建库。如,“A县领导讲话”“B县领导讲话”“C县领导讲话”,“人大资料”“政协资料”“纪委资料”等。 

七、从文种维度分类 

从文种类别的角度考虑,把素材按文种分类,建立“文种库”。 

一般来说,文种可分为两类: 

1.“法定性”公文。所谓“法定性”即《党政机关公文处理工作条例》规定的决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个文种。这类文件规范性强、从纸张、版面、落款、字体、字号等都有极强的规范性,非常讲究细节,也很容易出错。所以有必要按文种类别收集范文来集中研究突破。 

2.“事务性”公文。这类公文虽然不在15种公文之列,却在机关公文写作中占有很大的分量。如领导讲话稿、汇报材料、信息简报、调研报告、心得体会、工作计划、工作总结、新闻发布稿、理论文章等,如家常便饭,随时都要写,数量多、难度大,若不建立专门的库来学习借鉴,很难高效快捷地完成起草任务。 

八、从要素维度分类 

从文稿内容的组成要素考虑,把素材细分为若干组成要素,建立“要素库”。 

笔者经验,不妨分为七类要素: 

1.政治思想类。主要管理领导在各种场合的重要讲话、工作报告、理论文章、理论书籍等资料,着重积累思想、观点和言论。 

2.政策文件类。主要管理各级各部门发布的规章制度、规划文本、指导意见、实施方案等政策文件,着重积累政策理论水平。 

3.基础情况类。主要收集单位的概况、工作总结、信息简报、工作进展情况、工作报表等基础性资料,着重积累写作基本数据、工作措施和典型案例。 

4.经验做法类。主要管理本单位和外单位抓工作落实的好思路、好经验、好措施、好政策,以及同行写作的经验、体会和技法,着重积累创新方法。 

5.名言警句类。主要管理古今中外与工作有关的名言警句、诗词歌赋、俗语、俚语,以及优秀文稿的精彩句子、精彩标题等,着重语言表达的技巧。 

6.事例典故类。主要管理具有启发意义的历史人物、历史现象、历史规律,历史故事等,着重积累典型案例。 

7.科学理论类。主要管理与工作相关的科学原理、研究成果、学术观点等,着重积累说理的依据。 

最后,笔者再强调几点,以便大家更好掌握这种方法。 

第一,规划为先。在我看来,管理素材还管理一个公司是一样的,首先得有科学合理的体制机制,否则一但运作起来就会有“路径依赖”,尾大不掉,想改都改不了,“改革”成本是很高的。我们农村有句俗话叫:先分水果后装框。这对于素材管理很有借鉴意义,建议大家在收集素材之前,先规划设计好素材的管理体制,这叫“以规划为龙头”。对于当前在电脑中存储电子资料而言,就是先在硬盘里建好管理目录,像军队建制一样,纵向分几个层次,每层横向又分为几个板块,给后期管理提供一个“思维导图”、“虚拟书架”。目录建起了后,当素材到手,你才知道该去哪儿,时间长了,你也不会再有“素材,都去哪儿了?”的烦恼了。 

第二,灵活搭配。运用之妙,在于一心。上面虽然讲了八个维度,但在运用过程中可以根据自己的需要和习惯来选择,可在同一个素材库的不同层级,不同维度搭配起来用,譬如第一层按领导姓名来建库,下面可按资料形成时间来细分,或按文种类别来分。 

第三,同层一致。不同的层级可用不同维度,但同一层级内选择的维度确实要一致,否则就会乱。比方说,一个目录下面同时出现“2018文件”“市政府文件”,这就不行,因为二者划分的维度不同,2018年文件里可以包括市政府文件,同理,市政府文件里同样有2018年文件,逻辑上就混淆了,不容易区分。最好的做法,要么全部按时间来分,要么全部按单位名称来分,这叫同层一致。 

第四,不重不漏。这是麦肯锡公司所谓的“MECE法则”(MutuallyExclusiveCollectivelyExhaustive)中文意思是“相互独立,完全穷尽”。 

所谓“不重”,就是同一层级的目录划分边界要清楚,不能有交叉,不能出现“你中有我,我中有你”的情况。如“办文”“办会”“办事”“文稿”这四个目录就有问题,第一个和第四个概念有交叉,文稿明显属于办文范畴,你说一份文件到到手后,你放哪里好呢?哪里都行,到用时你就迷糊了,大概率搞不清到底放那个文件里了。 

所谓“不漏”,是指子目录划分时,要尽量穷尽完整。举个例子说,搞党建的同志管理素材,理论上讲,在“党的建设”这个主题下,应该有“政治建设”“思想建设”“组织建设”“作风建设”“纪律建设”“制度建设”这几个目录,这样才符合十九大报告对党建工作的要求,考虑了这六点,就不会把某个部分给遗漏了,写起来的时候资料也更系统。 

总的说来,以上八个维度只是最常用的几个,鼓励大家用自己喜欢的维度来分,只要能提高效率的方法,都可以尝试,关键是长期坚持,形成固定体系,让习惯成自然。

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