下面是小编为大家整理的会议室准备工作,供大家参考。
一、需要准备的物品 1、席签
2、矿泉水
3、茶杯
4、茶叶
5、时令水果 6、干湿纸巾
7、大盒纸抽
8、烧水壶
9、热水壶
10、果碟 11、中性笔 12、信笺纸
13、白板笔
14、宣传材料
另外根据客人的重要程度准备鲜花、签字笔、签字本、礼品
二、会议室准备工作 1、确定客人人数并根据客人人数安排好会议室。除领导指定会议室外根据客人的人数14 人以下安排到小会议室22 人安排到大会议室。
优先安排三楼会议室 2、 与来访客人的接口部门联系 LED 欢迎字幕并在客人来到前 15 分钟准备完成。LED 字幕应由接口部门提供纸质或发送成功后由接口部门确认。
3、根据客人名单制作席签客人名单以纸质版为准尽可能不口头传达。席签制作完毕后对照提供的纸质名单进行确认 摆放完毕后再由接待负责人确认一遍。
4、席签的摆放顺序根据客人的级别及人数的奇偶情况
人员为单数时
……975312468……
观 众 席
人员为双数
….…75312468….…
观 众 席 对于无法确认级别的可以按照长幼进行排列。
开会前务必落实在主席台就座的领导同志能否届时出席会议。
对于不能出席的领导的席签要及时替换。
一般情况下 客人席签摆放到正对门口一侧 我方人员摆放到背对门口一侧。
4、水果准备。根据客人人数和来访时间、提前三到四个小时准备好时令水
果。领导有特殊要求的按照领导要求购买水果购买尽量挑选价廉质优的时令水果。
5、茶水准备。茶水准备包括茶水和矿泉水准备。提前半个小时烧好热水、客人到达之前五到十分钟填好茶水。矿泉水根据客人数量准备。如需准备咖啡提前准备好咖啡杯、方糖、咖啡勺、咖啡等物品。
6、关于席签、茶水、水果等摆放位置。席签正对座椅矿泉水和茶杯紧挨席签右边依次摆放茶杯把手向外倾斜 45 度方便客人取用。席签左手边依次摆放果碟干湿巾纸。正对席签下方摆放信笺纸、紧靠信笺纸右侧摆放签字笔。根据来客级别摆放普通或者高级签字笔。
7、准备好烟灰缸 两人一个方便客人丢弃果皮根据客人需要摆放香烟和打火机。
8、条幅准备。如需悬挂条幅的可在会议室入门一侧悬挂条幅。
9、投影仪、话筒等设备准备。会议开始前半小时要提前调试好投影仪、话筒等会议设备。
