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组织好会议“五点”黄金法则(全文)

发布时间:2022-09-19 09:20:05 来源:网友投稿

下面是小编为大家整理的组织好会议“五点”黄金法则(全文),供大家参考。

组织好会议“五点”黄金法则(全文)

组织好会议的“五点”黄金法则

 

 

大型会议活动一般具有人数多、环节多、细节多等特点,“一着不慎满盘皆输”,要圆满完成组织服务工作并不是一件容易的事。

小管自从上次服务会议出了笑话之后,对以后的会议安排就特别的谨慎和小心,通过不断的学习、总结,几次会议安排下来,增加了不少的办会经验。

办公室召开办文办事办会经验交流会,我让小管准备准备,给大家分享一下办会的经验。

主任,您就别取笑我了,我这是鲁班门前耍大斧,咱办公室的哪个办会经验不比我多,经手的会议哪个不比我多,我还是多多向前辈们学习。”

“你就别谦虚了,最近这几次的会议安排都做得不错。这次让你来说呢,一是想听听年轻人对机关办会的理解,二是大家再对会议流程进行讨论优化,提高办会效率。”

交流会上,小管看到临时参加会议的陈局长,看着自己准备好的提纲,开始说:各位领导、同事,对于会务相关工作,在座的都是大拿,今天我就说一说我对办会工作一点体会,有不对的地方请大家多多批评指正,我的几点感受可以用几句话概括:

一是“年年岁岁花相似,岁岁年年会不同”。虽然有很多的会议主题类似,但是每一场会议都有它的侧重点。之前因为没经验,在筹备相关会议的时候总是喜欢翻之前的会议方案,造成了很多“张冠李戴”的情况,通过这几次的办会情况,只能说“套路相似,内容不同”。所以,要树立会议不能复制的意识,过程不可复制、内容不能复制、结果不会复制,这就要求我们具体会议具体安排,要慎之又慎。

二是“一会不扫,何以扫天下。”“细节”是会务的内在要求,每个会议的成功与否与细节息息相关。会中工作无小事,周到、细致是做好会中服务工作的基本要求。会中服务工作繁杂琐碎,情况不断发生变化,一定要注重细节,精细周密。比如对规模较大、时间较长的会议,要制定场前服务会议方案,明确会务人员责任分工。包括签到负责人、材料分发负责人、引导入座负责人等;
甚至是准备茶水、音响话筒等。这些都是小事,但都是一件件需要去落实的事。

三是“独木不成林,个人不成会。”一个人的努力是加法效应,一个团队的努力是乘法效应。每一次会议不是一个人独立就能完成的,需要各科室和大家的共同协助。会务工作中的团结协作能了解掌握全局,责任分工能使任务快速得到落实。只有掌握全局,将任务迅速分解,把落实情况快速调度起来,才能做到既落实迅速、又总揽整体的目的。之前我只顾自己完成任务,对会场的整体情况把握的不到位,对各个环节没能掌握好,协调不够,出现过很多的小问题。

四是“凡会预则立,不预则废。”要保证会议的效果,必须提前准备,为什么这么说?主要是不提前做好规划、预案,在会场就有可能会手忙脚乱。场务人员安排不到位、插排少一个,座签打错等等,有备才能做到无患。其实,要做到忙而不乱、遇事不慌,最好的办法就是养成提前准备的习惯。对于大型会议,建好会务台账,精心规划、精心部署、精心实施,做到心中有数、稳步推进、确保实效。我现在每次准备会议都会提前熟悉会务流程,一场流程走下来才知道哪个地方少一点,哪个地方不合适。

五是“办会若是久长时,又岂在朝朝暮暮。”通过这几次的会务经历,我觉得要有“一盯到底”的意识,下定了“不得不休”的决心,就会千方百计去完成,大多数情况下都会取得好的结果。不论是参加一些会议还是筹备会议,很多失误都是看似最平常,最不容易出问题的那个,比如座次单数双数问题,会议文件的付印、发放,布置会场、与会人员座位等等。这也需要我们会务人员细心之后还是细心。

“以上是我的一些个人见解,不当之处还请多多批评,我也会继续总结,不断做好会务工作,提高办会水平。”小管发言完后长长地舒了口气。没想到其他人都鼓起了掌。

“没想到小管不仅说得到位,讲的还很有文采。”

“小管这也能够出师了,办公室又多了一个干将啊。”

……

听到大家对小管的发言评价和表扬,小管有些不好意思。

陈局长最后说道:“刚才小管讲的,抓到了会务工作的本质,我相信大家也都能够清楚了解。只要肯用心、肯细心、肯负责任心,办会其实没什么难度。刚才小管说了五个方面,很贴切,也抓住了几个点:会前准备工作充分,超前主动,不出问题;
会中时刻紧绷,灵活应变,不出纰漏;
会场统筹规划,统一协调,尽善尽美。作为具体办会人员,要拒绝浮躁,拒绝拖沓,拒绝甩责,要树立全局意识、责任意识、团结意识,把会议服务工作看成是既有分工,又有合作,并且处于运动状态的有机统一体,整场会议就会步调一致,达到“握指成拳”的效果。”

小管听到陈局长和大家这么说,信心满满,同时对会务服务又增加了新的认识。

 

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