下面是小编为大家整理的采购流程及管理制度【完整版】,供大家参考。
采购流程及管理制度 采购员工作流程 i 进货订单 " 进货订单 " 是进货业务的起点。
在企业的日常运作过程中， 经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划， 在本软件中以输入一张进货订单实现。
ii 进货开票 当进货业务发生时， 需要做一张 " 进货单 " 。
进货业务有两种类型， 订单类进货和非订单类进货； 订单类进货业务通过获取进货订单来进行开进货票； 非订单类进货业务， 直接开进货单。
" 进货单 " 存盘后生成一张 " 未审核进货单 " ；
只 " 保存 " 不 " 审核 " 的 " 进货单 " 不增加商品库存；
只有经过审核的 " 进货单 " 才增加商品库存， 同时增加 " 应付账款 " ；
在进货开票时可以选择 " 最近进价 " 或 " 进货价 " 作为缺省进货单价；
在开进货单的同时允许增加新供应商、 新商品或新职员。
iii 进货审核 进货单保存后生成一张 " 未审核进货单 " 。
" 未审核进货单 " 通过 " 进货审核 " 便成为 " 已审核进货单 " 。
" 进货审核 " 使商品的库存数量增加， 同时增加 " 应付账款 " 。
iv 进货退回 本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。
本模块可以处理 " 原单进货退回 " 和 " 非原单进货退回 " 。
" 进货退回 " 将减少库存数量。
v 进货结算 " 进货结算 " 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。
" 进货结算 " 的结果使 " 应付账款 " 减少。
vi 预付款管理 在进货业务中， 有些需要提前预付定金， 本模块便可实现该功能。
做进货结算时， 可以用预付款冲抵应付款。
当 " 进货结算单 " 上的 " 付款总额 " 大于 " 付款合计 " 时， 系统自动将余款转为预付款。
预付款应可输负数。
采购部工作流程与管理制度 1、
总则 为加强采购工作的管理， 提高采购工作的效率， 制定本制度。
所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
采购部经理对采购员及库管员进行考核和管
理。
2、
采购部经理职责：
1) 负责组织公司所销售产品的采购 2) 对库房的管理工作负责。
3) 做好销售员与供方之间的联系工作。
4) 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。
5) 对本部门员工制度执行情况负责。
6) 对本部门员工的专业知识培训负责。
7) 对员工进行严格管理， 根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。
8) 严格内部管理， 抓好各项规章制度的落实， 对本部门办公设备的使用及管理负责。责任到人， 发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。
9) 负责制定工作计划， 监督工作计划的执行及完成情况。
3、
库管员职责：
1) 早盘查（点货备发）、 晚清帐（当日工作当日完）。
2) 提供及时准确的货物， 做好后勤保障。
具体要求：
订单一发， 必须及时、 清晰、准确的了解货物的运行状态， 即时登报信息， 直至合同完成、 存档。
3) 负责库房日 常管理事务。
4) 检查库存产品状况。
5) 按规定收发物料。
6) 物料进库储位的筹划与排放，
7) 填写库房相关数字登录到 ERP。
8) 配合盘点库房产品工作的具体执行。
9) 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。
10) 对来料来货及时入库， 储放安全以防倒塌、 遗失或变质。
11) 维护和管理搬运工具。
4、
流程：
1) 采购流程：
A
收到销售部从 ERP 发来的订单 B
审批确认 C
询价、 比价 D
采购部经理审批（重大合同向公司领导请示）
E
签订采购合同 F
复印后， 将原始合同整理装订年末存档 2) 付款流程：
A
在 ERP 内录入付款申请单 B
采购部经理审核 C
副总经理审批
D
财务部付款。
3) 收货流程：
A
直发：
a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b. 供货方传真提货单 c. 通知销售内勤已发货 d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认 e. 采购员办理入库手续 f. 销售部内勤办理相应的出库手续 B
转发：
a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货 b. 供货方传真或邮寄提货单 c. 通知办公室相关人员提货 d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续 e. 采购员清点货物并办理 ERP 入库手续 4) 收进项发票流程：
a. 催供货方开具发票 b. 核对开票内容 c. 录入 ERP d. 将发票交财务部签收。
5) 出库流程：
a. 库管员收到销售部销售内勤发出的 ERP 出库申请 b. 库管员备货并复核 c. 交办公室发货 d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤 5、
采购管理制度：
1) 建立好供方及用户档案， 并做好工作记录。
2) 建立、 建全比价制度， 保证采购设备的质优价廉。
3) 建立客户资料管理（表）
册， 新客户开发一览表， 竞争同行动向一览表， 售后服务管理表。
4) 每周末将上周付款、 欠款、 欠票情况进行汇总在周例会上做总结， 并提出本周用款计划。
5) 签订采购合同后， 应全面了解发货情况， 如不能及时供货， 应将原因提前十日 通知销售内勤 6) 所有货物一律开箱验收， 发现问题及时和供应商联系， 尽早解决。
7) 采购部负责所采购货物的入库手续。
货到后应在一个工作日内办理入库手续。
验货完毕后， 及时按操作规程准确登录 ERP。
8) 采购部每月 5 日前， 将上一月的采购合同编号整理成册 9) 违反上述规章制度， 视情节罚款 50-500 元。
6、
库房管理制度：
1) 库房由专人管理， 各种货物登记， 做到帐物相符， 非库房管理人员不得私自进入库房， 拒绝任何人在库房逗留。
2) 保持库房的整洁、 有序。
库区禁止吸烟， 杜绝烟火隐患， 如有违反罚款 100 元。
3) 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。
4) 任何出入库物品都要履行手续， 见单发货， 领用登记。
5) 保证货物完整出库、 应有装箱单、 发货清单（一式两份）
和回执。
保证货物和备品的及时、 准确出库。
6) 接到出库申请后根据合同内容进行备货， 并由领货人签字方可办理出库。
7) 出库返回单， 应由销售内勤保管（需方签字）。
8) 对客户所需样品及实验品， 库管员及时登记领用人、 领用时间、 退回时间。
退回后应妥善保管。
9) 库管员每月 第三周的周六对库房盘点， 并将盘点结果在次日报副总经理。
10) 违反上述规章制度， 视情节罚款 50-500 元。
采购员岗位职责
1、
在采购经理的直接领导下， 严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。
2、
凡与经销产品相关的厂家代理资质、 培训计划、 促销政策、 奖励、 返点、 厂家资源的掌握、 价格体系更新等必须做到了如指掌， 落实到人。
3、
要积极主动配合业务部门做好每个项目方案， 并与业务部门达成共识。
4、
采购员要严格按流程执行并每做到货比三家， 控制降低采购成本， 对供应商进行管理及考评， 每年按一定比例更新供应商（形成表单）。
5、
承担所负责区域产品项目的标书制作、 现场答议、 评委协调等与投标有关一切事宜， 对于临时应急在客户部不能给予支持的前提下， 必须与用户进行深层感情沟通后再进行投标。
6、
协助经理搞好供货渠道建设。
7、
严格执行合同管理规定， 要按时签订， 不得延误， 并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
8、
负责客户部项目 执行中与技术部、 财务部的协调及结算信息的传递。
9、
综合调配公司库存资源， 订货时掌握好实际库存和在途物料情况， 在有库存的情况下要以先出库存为主。
10、 参加本部门员工业务培训。
11、 树立索福公司的专业形象， 保证索福公司的名誉不受到侵害。
采购经理工作职责 1、
严格按照公司规定的报价原则进行对外报价。
2、
确保每月的发票正常收回。
3、
凡与经销产品相关的厂家代理资质、 培训计划、 促销政策、 奖励、 返点、 厂家资源的掌握、 价格体系更新等必须做到了如指掌， 落实到人。
4、
要积极主动配合业务部门做好每个项目方案， 并与业务部门达成共识。
5、
采购要严格按流程执行并做到货比三家， 控制降低采购成本， 对供应商进行管理及考评， 每年按一定比例更新供应商（形成表单）。
6、
密切与供应商的合作关系， 做到投入、 细致、 深知， 达到低价、 快速、 及时供货。
7、
严格执行合同管理规定， 要按时签订， 不得延误， 并在第一时间将合同传递给与项目相关的人员。
8、
负责客户部项目执行中与技术部、 财务部的协调及结算信息的传递。
9、
综合调配公司库存资源， 订货时必须要了解当前库存情况， 在有库存的情况下要以先出库存为主。
10、
负责门市产品选型、 市场导向、 宣传资料。
11、
组织本部门员工业务培训 12、
树立公司的专业形象， 保证公司的名誉不受到侵害。
公司规章制度 一、
公司形象
1 、
员工必须清楚地了解公司的经营范围和管理结构， 并能向客户及外界正确地介绍公司情况。
2、
在接待公司内外人员的垂询、 要求等任何场合， 应注视对方， 微笑应答， 切不可冒犯对方。
3、
在任何场合应用语规范， 语气温和， 音量适中， 严禁大声喧哗。
4、
遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻， 上班时间（包括午餐时间）
办公室内应保证有人接待。
5、
接听电话应及时， 一般铃响不应超过三声， 如受话人不能接听， 离之最近的职员应主动接听， 重要电话作好接听记录， 严禁占用公司电话时间太长。
6、
员工在接听电话、 洽谈业务、 发送电子邮件及招待来宾时， 必须时刻注重公司形象， 按照具体规定使用公司统一的名片、 公司标识及落款。
7、
员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。
8、
员工要注重个人仪态仪表， 工作时间的着装及修饰须大方得体。
二、
生活作息
1 、
员工应严格按照公司统一的工作作息时间规定上下班。
2、
作息时间规定
1 ）
、 夏季作息时间表（4 月——9 月）
上班时间 早 8：
30
午休 1 2：
00——1 4：
00
下班时间 晚 1 8：
00
2）
、 冬季作息时间表（1 0 月——3 月）
上班时间 早 9：
00
午休 1 2：
00——1 3：
30
下班时间 晚 1 7：
30
3、
员工上下班施行签到制， 上下班均须本人亲自签到， 不得托、 替他人签到。
4、
员工上下班考勤记录将作为公司绩效考核的重要组成部分。
5、
员工如因事需在工作时间内外出， 要向主管经理请示签退后方可离开公司。
6、
员工遇突发疾病须当天向主管经理请假， 事后补交相关证明。
7、
事假需提前向主管经理提出申请， 并填写【请假申请单】
， 经批准后方可休息。
8、
员工享有国家法定节假日正常休息的权利， 公司不提倡员工加班， 鼓励员工在日常工作时间内做好本职工作。
如公司要求员工加班， 计发加班工资及补贴； 员工因工作需要自行要求加班， 需向部门主管或经理提出申请， 准许后方可加班。
1 ）
、 加班费标准
公司规定加班费标准为 1 0 元/小时；
2）
、 加班费领取
加班费领取时间为每月 24 日（工资发放日）
。
三、
卫生规范
1 、
员工须每天清洁个人工作区内的卫生， 确保地面、 桌面及设备的整洁。
2、
员工须自觉保持公共区域的卫生， 发现不清洁的情况， 应及时清理。
3、
员工在公司内接待来访客人， 事后需立即清理会客区。
4、
办公区域内严禁吸烟。
5、
正确使用公司内的水、 电、 空调等设施， 最后离开办公室的员工应关闭空调、电灯和一切公司内应该关闭的设施。
6、
要爱护办公区域的花木。
四、
工作要求
1 、
工作时间内不应无故离岗、 串岗， 不得闲聊、 吃零食、 大声喧哗， 确保办公环境的安静有序。
2、
新入职员工的试用期为三个月， 员工在试用期内要按月进行考评。
详见《员工试用期考核表》 。
3、
公司内所制定的《员工日程表》 是衡量员工完成工作量的依据,要求员工每天要认真、 详尽的填写,作为公司考核员工工作量的标准。
4、 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、 会议室）
， 如需在个人工作区域内进行谈话的， 时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）
。
5、
加强学习与工作相关的专业知识及技能， 积极参加公司组织的各项培训（培训将施行签到制， 出席记录和培训考核也将作为公司绩效考核的部分）
。
6、
经常总结工作中的得失， 并参与部门的业务讨论， 不断提高自 身的业务水平。
7、
不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。
8、
员工在工作时间必须全身心地投入， 保持高效率地工作。
9、
员工在任何时间均不可利用公司的场所、 设备及其他资源从事私人活动。
一经发现， 给予警告， 情节严重者， 公司将予以辞退。
1 0、
员工须保管好个人的文件资料及办公用品， 未经同意不可挪用他人的资料和办公用品。
1 0、 员工要保管好个人电脑， 按公司规定进行文档存储、 杀毒及日常维护， 如发生故障应及时报告综合管理部， 由公司安排修理。
五、
保密规定
1 、
员工须严守公司商业机密， 妥善保存重要的商业客户资料、 数据等信息。
2、
管理人员须做好公司重要文件的备份及存档工作， 并妥善记录网络密码及口令。并向总经理提交完整的网络口令清单。
3、
任何时间， 员工均不可擅自邀请亲朋好友在公司聚会。
4、
员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、 策略、 客户资料及其他重要的方案， 如一发现， 除接受罚款、 辞退等内部处理外， 情节严重的， 公司将追究其法律责任。
六、
人员管理
1 、
员工必须服从公司的整体管理， 包括职务的分配及工作内容的安排。
2、
员工须...
