一、网络环境与数据库技术
信息时代,企业所面临的、最具有时代特色的大环境是全球以信息技术,尤其是以迅猛发展的互联网技术为基础的网络经济环境。所谓网络环境,是计算机技术和通信技术结合的产物。在网络环境下,不同地域的多台具有独立处理功能的计算机设备,通过某种通信介质连接起来,并由网络软件进行协调管理,以实现网络资源共享和信息传递。自从计算机由“数值计算”向“数据管理”延伸以来,信息化管理的思想兴起并逐步向各个领域渗透,最终形成势不可挡的浪潮,席卷全球。在这种信息化的浪潮中,应用需求起着关键作用,推动着信息化的核心——数据库技术不断向前发展。由于数据管理的需求,随着计算机硬件和软件的发展,数据库技术从基于“文件系统”的数据管理起步,通过以层次和网状模型为特征的第一代数据库系统进入第二代关系数据库系统,并取得主导地位,大批数据库产品和开发工具相继推出,也将全球信息化推向高潮。
数据库理论和技术主要在两个方面得到进一步发展:一方面,数据库的广度发展,将数据库系统从传统的事务处理领域扩展到更广泛的领域,如应用在计算机辅助设计/制造(CAD/CAM)、地理信息系统(GIS)等领域中,满足对复杂对象的存储和处理功能;另一方面是数据库技术于其他学科的发展的结合,例如数据库技术与人工智能技术结合导出的演绎数据库、智能数据库和主动数据库,数据库技术与多媒体技术结合导出的多媒体数据库等。
随着数据库技术的功能不断向纵深发展,企业的运营环境逐渐转化成以数据库为中心的运营环境。对于企业来说,数据的采集和归档是整个管理信息系统启动的基础,离开了大量、真实、有效的数据收集,企业就不可能对建立起相应的数据分析和处理模型,也就不可能对数据实现智能化、自动化的分析、判断和预测。在整个企业的经营管理活动中,网络数据库技术将扮演越来越重要的角色。
二、会计信息质量现状
会计信息是体现会计主体经济活动过程中的价值运动和增值过程的状况和特征的经济信息。研究会计信息的质量离不开研究会计信息这一特殊产品的产生过程。90年代以来,随着经济全球化的加剧,会计信息披露的透明度日益受到普遍关注。会计信息透明度是以相关性与可靠性为主的传统会计信息标准的延伸,是一个关于会计信息质量的全面概念。会计信息透明度必须建立在决策有用性基础上。会计信息透明度指透过会计信息,会计信息使用者能够及时、明确、容易地知道企业的一切经营活动以及这些经营活动的后果,从而得到清晰、完整、可比、不失真的影像。会计信息透明度至少应当具备以下特征:充分披露原则、及时性、相关性和可靠性。目前,普遍认为我国会计信息不透明,主要受到公司内部治理与内部控制不完善以及会计准则及相应法律、法规等的完善程度的影响。除此以外,会计信息质量不高的原因还存在于技术方面。
第一、会计信息披露不及时。会计工作仍然是事后账,会计的功能仍主要表现为对经济活动的数字反应;会计部门独立于其他业务部门,业务与会计不协同,浪费了人、财、物力;会计信息系统与其他信息系统在企业内形成一个个“信息孤岛”。在这种情况下,企业创造的一部分利润被应收账款、失去的客户与市场、盲目采购、库存积压与缺货的管理问题吞噬了。其根本原因是没有充分利用信息技术的优势,没有实时动态的信息支持管理和控制。
第二、会计信息有用性的问题。在企业经营过程中,产生了大量的内外部数量信息。经理人们却发现他们处于“数据充分但信息贫乏”的状态。在这种情况下,大量的不相关信息而且主要是量化的信息限制、削弱了经理们有效决策的能力。
第三、会计信息可靠性的问题。人们在重复枯燥的工作中,错误率是随时间成正比的。
第四、会计信息披露不完整。会计信息主要通过数字反映以货币形式表现的经济活动。但是,随着管理科学与技术的发展,非货币信息对于各类信息需求者也日趋重要。
三、数据库技术对会计信息质量的影响
影响会计信息质量的因素有很多,由此提高会计信息质量的方法也应该是一个全面的方法体系,其中,既包括会计准则、会计监管体系的完善,也包括利用先进的科学技术手段结合先进的管理思想,对企业进行现代化管理。从本质上分析,会计软件可以被看作基于数据库的数据采集、存储和处理工作,其核心是对数据库中的数据的访问和操纵。
第一、数据库的安全性指保护数据库,防止因用户非法使用数据库造成数据泄露、更改或破坏。数据库的一大特点是数据共享,同时数据库中放置了企业、各人的大量数据,包括关键的、机密的数据,数据库管理系统中的数据共享必须在DBMS的统一的严格的控制之下,只允许有合法使用权限的用户访问允许他存取的数据。大型数据库系统通过用户标识和鉴定、存取控制、定义视图、审计和数据加密等一级一级层层设置的安全措施保证了数据库的信息安全性,从而有利于提高会计信息的可靠性、真实性。
第二、数据库的完整性是指数据的正确性。现实系统中的规章制度,转换成数据库系统中的各种约束,即构成数据库的完整性约束。数据库系统是对现实系统的模拟,现实系统中存在各种规章制度,以保证系统正常、有序的运行,很多规章制度可以转化为对数据的约束,例如,规定采购单价不得超过800元,部门经理的工资不得高于本部门职工平均工资的5倍、采购的业务人员姓名不能为空等。通过完整性约束,可以屏蔽部分会计信息差错,减少人工输入中的错漏,提高会计信息的完整性、可靠性。
第三、数据库是一个共享资源,可以供多个用户使用。数据库系统允许多个用户并行的存取数据库。数据库系统通过并发控制管理多个用户程序并发存取同一数据的情况,以保护数据库中会计信息的一致性。
第四、数据库系统自有的数据故障恢复技术,保障了对会计信息的有效备份,提高了会计信息的完备性、真实性。
总之,大型数据库支持海量数据的存储和查询并支持网络功能,同时由于大型数据库的并发控制功能,能够有效避免死锁,支持多用户的同时安全访问。大型数据库提供了先进的安全性、完整性机制以及数据备份和恢复功能,能进一步保证财务数据在计算机软硬件出现故障的时候及时得以恢复。同时,也为查找非法入侵提供了追踪的线索。随着电子技术的发展,硬件存储设备如各种磁介质的成本相对于纸制介质越来越低,使数据库技术下的会计信息在及时性、可靠性、有用性都有所提高的同时也更好的实现了成本效益原则。
四、网络环境下数据库技术对会计信息质量的影响
第一、提高会计信息的及时性。
企业内部,通过内联网使企业生产、销售、财务、人事等部门协同工作。销售、采购、库存、生产制造等业务系统按照工作流驱动原理,根据流程配置将原始数据自动传递至应收、应付、存货核算、成本管理等财务处理系统,通过在会计平台上定义的凭证模板,生成实时凭证,传递至总账系统,从而完成从业务到财务核算的完整流程。企业外部,通过外联网,可以使企业与银行、税务、运输、海关等方面进行电子单证交换。提高了会计信息获取、更新和交换的速度,而且降低了信息交换成本。同时,由于所有的信息都存储在集成的数据库中,利用大型数据库的联机事物处理与联机分析处理技术,可以实现联机电子实时报告系统。可以说,联机实时报告在技术层面并不存在问题。在IT环境下企业集团可以选用B/S或C/S技术构建财务集中管理平台,选择实行财务定期集中或实时集中。由此,会计信息的披露及时性得到改善。正是由于这些技术领域的进步,促成了会计界实时会计理论的产生。
第二、提高会计信息的相关性。
在网络环境下,经济业务的信息包括财务的和非财务的信息都存储在数据库中,数据库的搜索引擎和数据仓库的支持海量信息查询功能,为从繁杂的信息中提取决策有用的、有差别个性化的信息提供了可能。
理论界对改进财务会计报告的讨论十分热烈,比如:美国注册会计师协会(AICPA)的财务报告特别委员会(即Jenkins Committee)发表的《改进财务报告——面向用户》(Improving Business Reporting-A Custom Focus)(1994);Steven M. H. Wallman的《财务会计与报告的未来:彩色报告方法》(1996);电子联机实时报告;分部报告;交互式报告;差别报告等。
这些不同的报告形式,相同的一点就是在决策有用观的基础上,生成满足不同需要的报告。在网络技术和数据库技术完美结合的条件下,不同的报告模式仅是报告的形式和内容的区别,网络数据库技术都是它们得以实现的技术手段,最终都是导致会计信息的相关性得以改善。
第三、提高了会计信息的真实、可靠性。
财务会计报告采取年报的形式,其局限性使会计人员具有粉饰报表的倾向。在期末,企业要根据配比原则进行大量的调整和转账处理,为了合理地反映收入与费用的关系,报告企业的经营管理成果,从企业的管理层到财会人员都希望会计报表能够反映企业良好的经营业绩。会计人员带着这种心态来编制会计报表,就使得会计报表带有粉饰的色彩。
网络环境下的数据库技术,各部门之间在数据传递和交换时,既能实现信息的共享又可以相互制约,并且由于传递和交换的信息充分、及时,达到了有效防止各部门为满足自己需要而随意改变会计信息的企图;同时,会计报表的自动、实时生成,也减少了会计人员在会计信息“出炉”前进行粉饰的时间、机会和动机,从而提高了会计信息的真实性、可靠性。
会计信息是会计信息系统的产出品,研究会计信息的质量问题,离不开研究会计信息系统的有效性。数据库技术改变会计信息系统的处理方式的同时,也对会计信息质量的提高起到了积极作用。会计信息的及时性、可靠性、完整性都有一定改善。尤其,随着企业业务流程自动化程度的提高,对业务的传统控制活动将逐渐被嵌入到计算机程序中,用机器代替员工完成业务控制。业务控制的过程减少了人为的主观因素,会计处理将变得更加刚性、客观。在这种情况下,业务控制的有效性依赖于整个信息系统的安全性、可靠性和有效性。而且,数据仓库技术的发展与使用,是实现企业战略管理的关键因素。
中国实行会计电算化的20年见证了网络数据库技术对会计工作乃至会计信息质量的影响。但是,迅速发展的IT技术与传统的DCA会计模式的矛盾日益突出,与现代先进的网络技术、数据库技术相对应的是事件驱动的会计模式。随着IT技术必将推动会计理论与实务向着这一方向发展。网络数据库技术在全面提高会计信息质量的同时,也将使会计模式有DCA会计向REA会计转变。所谓REA会计是指:“会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在业务处理系统中,或者说管理信息系统和企业的业务执行系统融为一体,在业务发生时能够实时采集详细的业务、财务信息,并且执行处理和控制规则,从而使AIS不仅能执行事后的统计分析评价,而且能够进行事中控制。这种系统的核心是集成,即集成业务处理和信息处理,集成财务信息和非财务信息,集成核算与管理,使会计信息系统由部门级系统升级为企业级系统。”
(作者单位:首都经济贸易大学)